El departamento de informática en una
empresa juega un papel muy importante, debido a que significa todo el sustento tecnológico
dentro de la misma, dicho departamento
puede enfocarse en: administración de redes, brindar soporte a los usuarios,
crear y administrar bases de datos, velar por la integridad de equipos e
información, realizar proyectos para el desarrollo de aplicaciones y reportes que aporten propuestas
con suficientes bases para la toma de decisiones importantes dentro de la
compañía.
Sin embargo también debe poseer ciertas características fundamentales como por ejemplo, no se debe desentender del giro de la organización, esto porque la organización tiene un fin que incluso para un departamento informático debe apuntar al mismo objetivo.
Debe ser proactivo y propositivo, no dar
excusas de lo que no se puede hacer sino proponer y tomar iniciativa sobre lo
que se debe hacer, esto debido a que un analista informático tiene la capacidad
de identificar más fácilmente procesos que pueden ser mejorados e incluso automatizados
en las diferentes áreas de la empresa, contando con el suficiente apoyo de los
demás departamentos.
Debe ver a las demás áreas como clientes a
los que tiene que satisfacer para poder cumplir con el objetivo de reducir
obstáculos que se presentan a diario, implementando herramientas en las que los
obstáculos se conviertan en problemas con soluciones inmediatas evitando que
estos sean contratiempos.
Debe tener sentido de la responsabilidad al
mantener la confidencialidad de la información, hacer uso adecuado de los
recursos de la empresa u organización.
Mantenerse actualizados sobre los últimos
avances tecnológicos y diseñar aplicabilidad en busca de la reducción de procesos
y disminución de costos.
Manejar un problema de un sistema como una
debilidad propia, debido a que dicha falla trae pérdidas a la organización. Debe analizar el impacto económico que
tendría cada acción que se puede implementar.
En síntesis para que funcione correctamente
una organización, sus áreas deben complementarse al trabajar coordinados en
busca de los mismos objetivos y evidentemente sobre una misma dirección, lo
cual implicaría que el trabajo del departamento informático debe ir en función
de quitar obstáculos (en automatización) como premisa, no de resolver
incidentes (casos solicitados), por ello debe priorizarse de métodos para
lograr solventar casos del día a día sin perder la vista del objetivo del
departamento.
Funciones del Departamento de
informática
El Departamento de Informática tiene a su cargo las siguientes funciones:
· Apoyar computacionalmente las actividades de todas las Direcciones, Departamentos y otras unidades de la empresa, preocupándose del desarrollo de programas como de la actualización de todo su equipo.
· Mantener y administrar las redes, sistemas y equipos computacionales de la empresa.
· Prestar soporte a usuarios en todo lo relativo a la plataforma computacional de la empresa.
· Supervisar todo proyecto informático que fuere contratado a terceros y ser la contra parte técnica de los sistemas computacionales arrendados.
· Controlar las concesiones que le correspondan de acuerdo a su participación en la elaboración de las especificaciones técnicas y que le sean atinentes a la naturaleza de sus funciones.
· Velar por la integridad de la información almacenada en equipos computacionales de propiedad de la empresa, además de elaborar y ejecutar los planes de contingencia necesarios en caso de pérdida de dicha información.
· Preparar, ayudar a interpretar y entregar la información estadística a las unidades de la empresa que lo requieran.
· Recopilar, actualizar y mantener datos e información estadística (Software), necesaria para la empresa, con la finalidad de que ésta sea útil en la toma de decisiones.
· Coordinar el accionar de las distintas dependencias de la empresa de manera de ir integrando y correlacionando información y bases de datos.
·
Organización del Departamento de Informática
La estructura organizativa
del departamento dependerá de las necesidades de la empresa, de acuerdo al tipo de servicio que ofrece tiene poco en
común con al ramo de la informática marca como objetivo del departamento
enfocarse en objetivos como administrar la información y prestar servicio a los
usuarios.
Basándonos en lo anterior y en analizar las funciones que desempeñará el departamento queda clara la necesidad de una figura de encargado o administrador del departamento sobre quien recaerá la responsabilidad de coordinar los proyectos y tomar decisiones que influirán en el desarrollo del departamento y por ende la calidad del servicio prestado al resto de la empresa.
Dicho
administrador, será el encargado de ayudar a los usuarios de
la información a definir qué tipo de información se requiere; como se pueden
transformar los datos disponibles en información; que tecnología se puede
utilizar, y cuál es la combinación óptima de dinero, personal, máquinas,
materiales y métodos para implantar el sistema de información. Su participación
en las tres fases de desarrollo (análisis, diseño e implantación) se hace
sentir al interactuar con el personal auxiliar correspondiente en cada etapa,
como son: administradores, contadores, integrantes de organización, y demás
quienes colaboren con el objetivo en común. Todo esto debe estar desarrollado
en un ambiente ameno característico de un grupo de trabajo.
Todo equipo debe tener una estructura
interna, la óptima estructura para un proyecto depende de su naturaleza y la
del producto final. Las estructuras básicas son: el grupo democrático, en el
que otros miembros del equipo apoyan y auxilian al jefe.
Independientemente la estructura del equipo,
deben limitarse a no menos de dos miembros tampoco a más de siete miembros
(dependiendo de la cantidad de usuarios y hardware). Esta restricción controla el número de
trayectorias de comunicación en el equipo de trabajo y permite a su vez una
coordinación eficiente de las actividades. Existen muchas maneras de organizar
un departamento de informática debido al tipo
y cantidad de trabajo, su estructura será sencilla pero efectiva con la correcta delegación y
cumplimiento de responsabilidades a cada integrante de la misma, contando como
representante del departamento al administrador
y a un delegado de funciones a quien nombraremos ayudante.
Funciones de un Administrador del Departamento de Informática
El
administrador de sistemas informáticos o analista de sistemas, cualquiera que sea
el nombre que se le otorgue a este cargo, encierra una serie de obligaciones y
responsabilidades que para una empresa suelen ser bastante diversas e
invisibles para el resto de los
demás departamentos que conforman la
organización.
El analista tiene como cometido analizar un
problema y describirlo con el propósito de ser solucionado mediante un sistema
de información y demás herramientas a su alcance. Como lo indica su nombre,
analiza los sistemas informáticos, con el fin de automatizarlos. Tiene que delimitar el análisis para asegurar
lo que se quiere hacer inicialmente y después darle al usuario nuevas opciones
de uso.
Dependiendo de los objetivos del análisis y
exigencias, pueden existir dos problemáticas distintas:
- Análisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o predecir su comportamiento.
- Análisis como paso previo al diseño de un nuevo sistema-producto.
Quedará bajo su responsabilidad la toma de la decisión de implantar
nuevos sistemas o rectificar los ya existentes atendiendo todos los contratiempos
que ello pueda acarrear.
El analista de sistemas tiene habilidades de comunicación que le
permiten relacionarse con diferentes personas diariamente, así como también
habilidades de computación. Se diferencia de un diseñador de software en que el
analista describe el problema (el qué hacer) mientras que el diseñador describe
la solución (el cómo hacerlo).
En estos puntos se exponen funciones más específicas al cargo:
- Implantar y administrar sistemas informáticos en entornos monousuario y multiusuario.
- Implantar y administrar redes locales y gestionar la conexión del sistema informático a redes extensas.
- Implantar y facilitar la utilización de paquetes informáticos de propósito general y aplicaciones específicas.
- Proponer y coordinar cambios para mejorar la explotación del sistema y las aplicaciones.
- Explotación de sistemas informáticos.
- Administrador de redes de área local.
- Técnico en información y asesoramiento en sistemas y aplicaciones informáticas
- Asesor de sistemas informáticos.
- Ejerce sus funciones en empresas de distintos sectores económicos, dentro del departamento de informática o proceso de datos y del departamento técnico. También en empresas de servicios informáticos, en el área de servicios a las empresas.
Funciones de un Ayudante del Departamento de Informática
El ayudante del departamento de informática tiene como función realizar
actividades técnicas en el área de las tecnologías de información y
comunicación, ejecutando las acciones que le asigne su superior inmediato, a
fin de asegurar la operatividad de los recursos y servicios informáticos en la empresa. Un técnico en
computación prueba, instala y mantiene computadoras y el sistema de información,
redes de área local y extensa, soluciona problemas de hardware y red. Sus funciones van más allá de abordar las cuestiones
centradas en el hardware, para incluir problemas de seguridad de la
información, controlar programas y mantener o reparar todos los periféricos y
dispositivos de almacenamiento removibles.
Un técnico en
computación funciona como un solucionador de problemas todo en uno o un
especialista propio del área todo ello bajo la supervisión de su superior quien
le dictará las directrices de cómo abordar el problema que sobrepasen sus
conocimientos, entre sus responsabilidades directas están realizar análisis,
pruebas e instalación de computadoras y
sistemas de hardware, conecta equipos a una red y configura el
equipamiento periférico, los componentes de hardware y los dispositivos
aliados, carga paquetes/programas y aplicaciones de utilidad, instala sistemas
operativos, establece cuentas de correo electrónico y
direcciones IP, y realiza actualizaciones de memoria y sistemas del disco duro,
controla los problemas relacionados al rendimiento y la red, responde las
quejas e inquietudes, provee consejos técnicos, y resuelve problemas técnicos
de los empleados por teléfono o en persona.
En estos puntos se exponen funciones más específicas al cargo:
- Atiende los reportes de falla asignados por su jefe inmediato.
- Verifica el cumplimiento de las condiciones ambientales y de energía exigidas por los recursos de informática.
- Brinda apoyo técnico a los usuarios en el ámbito de su competencia.
- Verifica el funcionamiento de los equipos y/o sistemas una vez subsanadas las fallas.
- Mantiene el inventario de los recursos de tecnología de información y comunicación.
- Sugiere procedimientos operativos que eviten el deterioro y/o el mal funcionamiento de los recursos y servicios de informática.
- Realiza respaldos de información.
- Documenta los trabajos realizados.
- Participa en reuniones de carácter técnico, afines al área.
- Participa en el entrenamiento a usuarios en la operación de los recursos informáticos.
- Controla la utilización de las herramientas de trabajo.
- Traslada equipos, herramientas y materiales al sitio que lo requiera.
- Instala y mantiene los recursos y servicios de las tecnologías de información y comunicación.
- Detecta fallas de los recursos de las tecnologías de información y comunicación.
- Realiza mantenimiento preventivo y/o correctivo de los recursos de las tecnologías de información y comunicación.
- Repara los equipos sin garantía.
- Reporta fallas a los proveedores sobre equipos amparados por garantía o contrato de mantenimiento.
- Controla las piezas y equipos de computación, así como los repuestos, a fin de evitar su extravió o intercambio.
- Elabora requisiciones de materiales, equipos y herramientas.
- Mantiene en funcionamiento operativo los enlaces internos y externos de las redes de las tecnologías de información y comunicación.
- Instala puntos de las redes.
- Diseña recursos de tecnología de información y comunicación.
- Configura los servicios y recursos asociados a las tecnologías de información y comunicación.
- Reporta fallas o situaciones de excepción de los recursos y servicios de informática.
- Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Infraestructura del Departamento de Informática
El área de
Informática representa una entidad dentro de la organización, la cual tiene
como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa de manera
veraz y oportuna.
Entre sus funciones primordiales están complementar la labor administrativa
para hacerla más segura, fluida y así simplificarla. Es responsable de
centralizar, custodiar y procesar la mayoría de los datos con los que opera la
empresa. Las actividades de los demás
departamentos se basan en la información que proporciona el área de
Informática, la toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de
respuesta del procesamiento de datos.
Por lo anterior, casi no se debe escatimar en
la inversión para proveerla del equipo técnico, (material y humano) necesario.
De hecho debe mantenerse en constante desarrollo e innovación tarea de la cual
se encarga el administrador del departamento.
Como se puede apreciar, el área de
Informática es uno de los engranajes vitales dentro de la maquinaria
organizacional de la empresa; permite que muchos otros engranajes se detengan o
funcionen sistemáticamente. De hecho la efectividad del área significa la culminación
de la sistematización de la empresa, dicha efectividad viene de la mano con un
alto grado de eficiencia administrativa dentro de la organización. Se puede
afirmar que la sistematización reclama, exige que los mecanismos
administrativos de la organización estén claramente establecidos.
Es sumamente importante que dentro de sus
funciones el área de Informática se encargue de que la empresa adquiera la
conciencia sobre lo que significa un nivel administrativo eficiente.
Por lo que antes de iniciar cualquier
análisis y diseño o implantación de tecnología el área usuaria debe tener sus
mecanismos administrativos claramente establecidos y mejorados.
Este análisis conlleva a la siguiente
conclusión, el área de informática tiene dos bases fundamentales para su
correcto funcionamiento la primera la base que llamaremos Hardware, la segunda
le nombraremos Software.
Hardware
El
hardware en la empresa tiene relación con el volumen, importancia, veracidad y
disponibilidad inmediata de los datos que
manejará el departamento. Si la
afluencia de datos debe ser rápida y a su vez asegurar la veracidad y rapidez
de la información se está hablando de altos requisitos en tema hardware con una
serie de parámetros y configuraciones especiales que los mantendrán protegidos
y disponibles.
La estructura Hardware comprende como
principal elemento el servidor, el cual tiene como función servir de
almacenamiento de datos, base para virtualizaciones, administración de
conexiones entrantes y salientes de protocolo IP.
Después del servidor se encuentra el Rack de
red, este tiene como función administrar todas las conexiones físicas de puntos
de comunicación en la empresa.
La Red Física
Es importante que la red que se despliega
por todos los puntos de comunicación de la empresa sea categoría seis, asegurando
buena calidad esto garantizará la correcta y fluida transmisión de datos. Esta
red debe ser muy bien planificada
tomando en cuenta todos los detalles posibles de ella dependerá la
administración de cada punto de la red y cada punto telefónico, debe ser
identificada en su totalidad.
En orden de importancia lo anterior resulta
ser lo esencial y lo que debe ser de mejor calidad posible adaptándose claro
está a las necesidades reales de la
empresa, luego de esto encontramos una serie de artículos que complementan las
tareas del departamento, a continuación se nombraran algunos de ellos:
·
DVR
·
Transmisor
UTP
·
Router
·
UPS
·
Central
Telefónica
Es
recomendable tener a disposición periféricos como teclados, mouse, monitores,
memorias RAM, discos duros, fuentes de poder, cables trifásicos, entre otros
artículos los cuales servirán para realizar reemplazos rápidos de presentarse
la necesidad.
Software
El software
en la empresa como parte de todo mecanismo tiene su cuota de importancia igual
y quizás hasta mayor que las demás partes del engranaje, ya que es la que
interactúa directamente con el usuario. De su correcto funcionamiento dependerá
la rapidez con la que el usuario realice sus tareas diarias.
En la
infraestructura implementada se puede
catalogar como software principal el instalado en el servidor (Windows Server),
como su propio nombre lo indica su función es servir de controlador para todos
los demás equipo, aplicando diferentes políticas en distintas escalas. Para
lograr estos objetivos de manera organizada supondría la utilización de un
mínimo de tres servidores físicos con sus respectivos softwares dedicados a tal
tarea, gracias a la tecnología y al desarrollo de poderosos softwares es parte
del pasado, se cuenta con una herramienta de virtualización quien crea
servidores “Virtuales” cumpliendo la misma función de los físicos.
Las
virtualizaciones son un importante punto a tomar en cuenta la hora de
economizar en todo el ancho de la palabra “gastos”
al evitar la compra de otro servidor de mismo precio y características. Estas virtualizaciones nos ayudan a crear servidores virtuales que
administrarán de manera individual tareas que se le asignen a cada uno; es
recomendable crear tres servidores virtuales a continuación un resumen de sus
funciones:
Virtualización
de servidor Administrativo: Windows server,
administrará todo lo referente al software administrativo, software de
control de nóminas, software de controles de dispositivos de acceso, software
de cámaras de seguridad, software especializado en reportes de asistencia de empleados, y
cualquier software tercerizador que
adquiera la empresa.
Virtualización de servidor Sever: Windows Server, administrará todo lo
referente al active directory. Controlará todo el campo de IPs y
configuraciones DHCP establecidos en la
empresa.
Virtualización de servidor Software:
Windows
Server, administrará el software a desarrollar en la empresa estableciendo sus
propias bases de datos SQL, una prevención que evitará inconvenientes entre
bases de datos del mismo programa y error humano.
